V tejto sekcií uvádzame informácie o spracúvaní a ochrane osobných údajov v zmysle nariadenia EP a Rady EÚ č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) a zákona SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len: „zákon o ochrane osobných údajov“).
Prevádzkovateľ ISS projects, s.r.o. so sídlom Hraničná 2, IČO: 36569402 (ďalej len „prevádzkovateľ“), na zaistenie ochrany práv dotknutých osôb prijal primerané technické a organizačné opatrenia, ktoré deklarujú zákonné spracúvanie osobných údajov. Prevádzkovateľ ďalej zaviedol transparentný systém zaznamenávania bezpečnostných incidentov a akýchkoľvek otázok zo strany dotknutej osoby, ako aj iných osôb.
V prípade potreby môže dotknutá osoba získať jednotlivé informácie aj telefonicky na: 055/7299227 alebo e-mailom: info@issprojects.sk.
1. Prevádzkovateľ
ISS projects, s.r.o.
Hraničná 2
040 17 Košice
IČO: 36569402
Vaše údaje spracúvame pre vlastné účely ako Prevádzkovateľ. To znamená, že my stanovujeme účel, pre ktorý Vaše osobné údaje zhromažďujeme, určujeme prostriedky spracúvania a zodpovedáme za ich riadne vykonanie.
2. Sprostredkovatelia
Sprostredkovatelia spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb v mene Prevádzkovateľa. Spracúvanie osobných údajov prostredníctvom sprostredkovateľa nemá negatívny vplyv na výkon a uplatňovanie práv dotknutej osoby. Prevádzkovateľ využíva len sprostredkovateľov poskytujúcich primerané technické, organizačné a ďalšie opatrenia tak, aby spracúvanie spĺňalo požiadavky GDPR a aby bola v plnom rozsahu zabezpečená ochrana práv dotknutej osoby.
Prevádzkovateľ pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb využíva nasledujúce kategórie sprostredkovateľov:
- dodávatelia zabezpečujúci dodávky technického riešenia, služby webhostingu, údržby a podpory IT systémov používaných Prevádzkovateľom
- dodávateľ zabezpečujúcu služby v oblasti účtovníctva a daňových povinností
- dodávatelia zabezpečujúci celkovú správu a chod procesov vrátane administratívnych činností spojených hlavnou podstatou činností spoločnosti ISS projects, s.r.o.
Kategórie príjemcov osobných údajov: osoby konajúce na základe poverenia prevádzkovateľa, právny zástupca, audítor, orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru.
3. Účel spracúvania osobných údajov
Ako prevádzkovateľ spracúvame osobné údaje výlučne na základe legitímneho právneho základu a v súlade s presne vymedzenými účelmi. Získavame od Vás iba tie údaje, ktoré sú nevyhnutné na riadne plnenie našich povinností a poskytovanie našich služieb – najmä v oblasti sprostredkovania pracovných a projektových príležitostí pre dodávateľov špecializovaných prác a služieb.
Vaše osobné údaje spracúvame na tieto účely:
- Získavanie osobných údajov prostredníctvom registračného formulára alebo osobných pohovorov – evidencia možných dodávateľov špecializovaných prác
Osobné údaje spracúvame na základe článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR, teda na základe Vášho súhlasu udeleného za účelom registrácie do našej evidencie dodávateľov pracovných činností a oslovovania vhodnými pracovnými ponukami.
Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať, pričom odvolanie nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním.
- Reakcia na konkrétnu pracovnú ponuku (uchádzači o spoluprácu alebo zamestnanie)
Ak reagujete na konkrétnu pracovnú ponuku zverejnenú našou spoločnosťou, Vaše osobné údaje spracúvame na základe predzmluvného vzťahu podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR, t. j. spracúvanie je nevyhnutné na vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy o spolupráci.
Po ukončení výberového konania budú Vaše osobné údaje zlikvidované, ak nebude existovať iný právny základ spracúvania (napr. uzatvorenie zmluvy) alebo Váš súhlas s ich ďalším uchovávaním v evidencii.
- Uzatváranie a plnenie zmlúv o službách s dodávateľmi špecializovaných prác
Osobné údaje spracúvame v zmysle článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR, keďže spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou ste Vy ako dodávateľ služby.
Spracúvanie zahŕňa aj komunikáciu, administratívu a uplatňovanie práv a povinností vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu.
- Poskytovanie osobných údajov zhotoviteľom projektov a poskytovateľom pracovných príležitostí
Za účelom sprostredkovania vhodnej pracovnej alebo projektovej príležitosti môžeme Vaše osobné údaje poskytnúť zhotoviteľovi, ktorý vytvára príležitosti na dodanie špecializovaných prác.
Tieto údaje poskytujeme buď na základe Vášho súhlasu podľa článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR, alebo na základe zmluvného vzťahu podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR, ak už medzi nami existuje zmluva o službách.
- Vybavovanie pracovných povolení a povolení na pobyt
Ak nás požiadate o pomoc s vybavením pracovného povolenia alebo povolenia na pobyt, Vaše osobné údaje budú
spracúvané na základe článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR – t. j. na základe Vášho súhlasu so spracúvaním údajov na tento účel.
- Reakcia na dopyt, podnet alebo otázku prostredníctvom kontaktného formulára, e-mailu alebo telefonicky
Ak nás kontaktujete so žiadosťou, otázkou alebo podnetom, Vaše osobné údaje budú spracúvané na základe oprávneného záujmu podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR, spočívajúceho v efektívnej komunikácii s klientmi a vybavení ich požiadaviek.
Takéto spracúvanie máte právo kedykoľvek namietať.
- Plnenie zákonných povinností
Vaše osobné údaje môžeme spracúvať aj na základe článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR, ak to od nás vyžaduje zákon (napr. v oblasti účtovníctva, daní, BOZP alebo pracovného práva).
- Evidencia zmlúv, faktúr a administratívnej korešpondencie
Spracúvanie týchto údajov je nevyhnutné pre riadne vedenie podnikateľskej agendy, pričom právnym základom môže byť plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b), zákonná povinnosť (čl. 6 ods. 1 písm. c) alebo oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f). V prípade oprávneného záujmu máte právo spracúvanie namietať.
4. Kategórie dotknutých osôb
Kategórie dotknutých osôb
- Uchádzači o spoluprácu alebo zamestnanie
- Evidovaní dodávatelia a poskytovatelia špecializovaných prác
- Zmluvní partneri a subdodávatelia
- Klienti a obchodní partneri
- Fyzické osoby komunikujúce s prevádzkovateľom (prostredníctvom formulára, e-mailu alebo telefonicky)
- Fyzické osoby, ktorých údaje sú spracúvané v súvislosti s plnením zákonných povinností
5. Rozsah spracúvaných osobných údajov podľa účelov spracúvania
a) Získavanie osobných údajov prostredníctvom registračného formulára alebo osobných pohovorov – evidencia možných dodávateľov špecializovaných prác
- Identifikačné údaje (meno, priezvisko, titul, IČO, DIČ, ak ide o SZČO)
- Kontaktné údaje (e-mail, telefón, adresa)
- Údaje o odbornej spôsobilosti, kvalifikácii, certifikátoch, pracovných skúsenostiach
- Informácie uvedené v životopise, portfóliu alebo sprievodnej dokumentácii
b) Reakcia na konkrétnu pracovnú ponuku (uchádzači o spoluprácu alebo zamestnanie)
- Identifikačné údaje (meno, priezvisko, dátum narodenia)
- Kontaktné údaje (e-mail, telefón, adresa)
- Údaje o vzdelaní, kvalifikácii, pracovných skúsenostiach, jazykových znalostiach
- Údaje uvedené v životopise, motivačnom liste a ďalších podkladoch
- Výsledky pohovorov, testov a interné hodnotenia uchádzača
c) Uzatváranie a plnenie zmlúv o službách s dodávateľmi špecializovaných prác
- Identifikačné a kontaktné údaje dodávateľa (meno, priezvisko, obchodné meno, IČO, DIČ, e-mail, telefón, adresa)
- Údaje o poskytovaných službách, cenách, fakturácii a plnení zmluvných povinností
- Komunikačné a administratívne záznamy súvisiace so zmluvou
d) Poskytovanie osobných údajov zhotoviteľom projektov a poskytovateľom pracovných príležitostí
- Identifikačné a kontaktné údaje (meno, priezvisko, e-mail, telefón)
- Údaje o odbornej kvalifikácii, referenciách a zručnostiach
- Pracovné preferencie a typ ponúk, o ktoré má dotknutá osoba záujem
e) Vybavovanie pracovných povolení a povolení na pobyt
- Identifikačné údaje (meno, priezvisko, dátum narodenia, štátna príslušnosť)
- Kontaktné údaje (adresa, telefón, e-mail)
- Údaje z osobných dokladov (číslo pasu, dokladu totožnosti, rodné číslo – ak to vyžaduje úradný proces)
- Údaje o zamestnaní, pobyte a ďalšie údaje vyžadované úradmi
f) Reakcia na dopyt, podnet alebo otázku prostredníctvom kontaktného formulára, e-mailu alebo telefonicky
- Meno a priezvisko, e-mailová adresa, telefónne číslo
- Obsah komunikácie (text správy, prípadné prílohy)
- Identifikačné údaje uvedené v komunikácii (napr. názov firmy, pozícia)
g) Plnenie zákonných povinností
- Identifikačné a kontaktné údaje osôb, ktorých sa týkajú zákonné záznamy
- Údaje potrebné pre vedenie účtovníctva, daní, BOZP, pracovnoprávnej a mzdovej agendy
- Údaje vyžadované kontrolnými a dozornými orgánmi
h) Evidencia zmlúv, faktúr a administratívnej korešpondencie
- Identifikačné a kontaktné údaje zmluvných strán
- Údaje o predmete zmluvy, cene, fakturácii, platobných podkladoch
- Obsah písomnej a elektronickej komunikácie súvisiacej s plnením zmluvy
- Údaje potrebné pre účtovné a archivačné účely
6. Doba spracúvania a uchovávania Vašich osobných údajov
Vaše osobné údaje, ktoré sme spracovali alebo spracúvame v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR – v rámci plnenia záväzkov prevádzkovateľa, ďalej spracúvame za účelom splnenia si našich zákonných povinností na úseku daní a účtovníctva, ktoré nám vyplývajú zo všeobecne záväzných právnych predpisov (napr. uchovávanie jednotlivých účtovných záznamov a fakturácie v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, pre prípady preukázania splnenia si daňových povinností v zmysle daňových právnych predpisov zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov, zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní a pod.), musíme uchovávať po dobu stanovenú príslušnými právnymi predpismi. V každom prípade sa ale riadime zásadou minimalizácie uchovávania osobných údajov v zmysle čl. 5 ods. 1 písm. e) Nariadenia GDPR a preto budú Vaše osobné údaje, ktoré nepodliehajú archivácii podľa osobitných právnych predpisov, vymazané alebo anonymizované.
Osobné údaje spracúvané v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia GDPR – na základe udeleného súhlasu za účelom napr. zasielania aktuálnych marketingových noviniek alebo registrácie dotknutej osoby do evidencie uchádzačov o zamestnanie, spracúvame po dobu 3 rokov, alebo do jeho odvolania. V prípade končiacej doby spracúvania údajov realizujme kontakt dotknutej osoby, kedy je možné súhlas so spracúvaním osobných údajov na definovaný účel obnoviť a predĺžiť na nasledujúce obdobie. Ak dotknutá osoba súhlas neudelí, alebo nereaguje na vykonaný kontakt, osobné údaje dotknutej osoby už nebudeme ďalej spracúvať – tzn. automaticky údaje vyradíme z evidencie, elektronické údaje technicky vymažeme zo systémov a fyzické skartujeme.
Osobné údaje spracúvané v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR – na základe oprávneného záujmu, ktoré boli získané pri reakcii na podaný dopyt/podnet alebo otázku po dobu vybavenia dopytu. Ak po vybavení neboli údaje následne postúpené do predzmluvného alebo zmluvného vzťahu, sú bezodkladne vymazané.
Ako Prevádzkovateľ zabezpečíme výmaz osobných údajov bez zbytočného odkladu po tom, ako: boli ukončené všetky zmluvné vzťahy medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom ; a/alebo
- zanikli všetky Vaše záväzky voči prevádzkovateľovi; a/alebo
- boli vybavené všetky Vaše reklamácie a žiadosti; a/alebo
- boli vysporiadané všetky ďalšie práva a povinnosti medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom; a/alebo
- boli naplnené všetky účely spracúvania stanovené právnymi predpismi alebo účely spracúvania, na ktoré ste nám dali súhlas, ak spracúvanie prebiehalo na základe súhlasu dotknutej osoby; a/alebo
- uplynula lehota, na ktorý bol súhlas udelený alebo dotknutá osoba svoj súhlas odvolala; a/alebo
- bolo vyhovené žiadosti dotknutej osoby o výmaz osobných údajov a bol naplnený niektorý z dôvodov odôvodňujúcich vyhovenie tejto žiadosti; a/alebo
- nastala rozhodná právna skutočnosť pre skončenie účelu spracúvania a zároveň uplynula aj ochranná retenčná lehota vymedzená s ohľadom na princíp minimalizácie doby uchovávania osobných údajov;
- a súčasne netrvá oprávnený záujem prevádzkovateľa, zanikli všetky povinnosti stanovené všeobecne záväznými právnymi predpismi, ktoré si vyžadujú uchovávanie osobných údajov dotknutej osoby (najmä na účely archivácie, výkonu daňovej kontroly a pod.), alebo ktoré by bez ich uchovania nebolo možné splniť.
Akékoľvek náhodne získané osobné údaje v žiadnom prípade ďalej systematicky nespracúvame na žiadny nami vymedzený účel. Ak je to možné, informujeme dotknutú osobu, ktorej náhodne získané osobné údaje patria o ich náhodnom získaní a podľa povahy prípadu jej poskytneme potrebnú súčinnosť vedúcu k obnoveniu kontroly nad jej osobnými údajmi. Ihneď po týchto nevyhnutných úkonoch smerujúcich k vyriešeniu situácie, všetky náhodne získané osobné údaje bezodkladne bezpečným spôsobom zlikvidujeme.
V prípade záujmu o ďalšie informácie o konkrétnej dobe uchovávania Vašich osobných údajov nás prosím kontaktujte prostredníctvom uvedených kontaktných údajov.
7. Zverejnenie údajov
Naša spoločnosť získané údaje v žiadnom prípade svojvoľne nezverejňuje.
8. Cezhraničný prenos a profilovanie osobných údajov
Cezhraničný prenos a profilovanie sa nerealizuje.
ISS má sídlo v Slovenskej republike, ktorá je členským štátom Európskej únie. Prenos osobných údajov v rámci tejto krajiny a v rámci Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP) je zaručený a bezpečný. Prevažne cieľová krajina prenosu mimo Slovenskej republiky je Holandsko, kde sídlia zhotovitelia projektov.
9. Práva a povinnosti dotknutej osoby
- Klient je povinný uviesť iba úplné a pravdivé údaje.
- Klient sa zaväzuje, že v prípade zmeny svoje údaje zaktualizuje a to najneskôr pred zrealizovaním prvej pracovnej činnosti nasledujúcej po vzniku zmeny.
- Ako náš klient a dotknutá osoba máte v stanovenom rozsahu právo rozhodovať o nakladaní s Vašimi osobnými údajmi. Uplatniť uvedené práva si môžete osobne sídle Prevádzkovateľa alebo telefonicky – písomne (poštou / e-mailom).
Budeme sa Vám snažiť odpovedať čo najskôr, vždy Vám však odpovieme najneskôr do 30 dní od doručenia Vašej žiadosti. Platné právne predpisy a Nariadenie GDPR, resp. Zákon Vám zabezpečujú najmä:
Právo na prístup – Máte právo od nás požadovať potvrdenie o tom, či sa spracúvajú Vaše osobné údaje, a pokiaľ tomu tak je, získať kópiu týchto údajov a dodatočné informácie vyplývajúce z čl. 15 Nariadenia, resp. § 21 Zákona. V prípade, že o Vás získavame veľké množstvo údajov, môžeme od Vás požadovať, aby ste špecifikovali svoju požiadavku na okruh konkrétnych údajov, ktoré o Vás spracúvame.
Právo na opravu – K tomu, aby sme o Vás neustále spracúvali len aktuálne osobné údaje potrebujeme, aby ste nám ich zmenu oznámili čo najskôr ako nastane. V prípade, že o Vás spracúvame nesprávne údaje, máte právo požadovať ich opravu.
Právo na výmaz – Ak budú naplnené podmienky článku 14 Nariadenia, resp. § 23 Zákona, môžete požadovať výmaz Vašich osobných údajov. O výmaz preto môžete žiadať napríklad ak ste odvolali Váš súhlas so spracúvaním osobných údajov a neexistuje iný právny základ spracúvania, alebo v prípade, že Vaše osobné údaje spracúvame nezákonne, alebo sa pominul účel, na ktorý sme Vaše osobné údaje spracúvali a nespracúvame ich za iným kompatibilným účelom. Vaše údaje však nevymažeme ak sú potrebné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.
Právo na obmedzenie spracúvania – Ak budú naplnené podmienky článku 18 Nariadenia, resp. § 24 Zákona, môžete od nás požadovať, aby sme obmedzili spracúvanie Vašich osobných údajov. O obmedzenie preto môžete žiadať napríklad počas toho, ako namietate správnosť spracúvaných údajov alebo v prípade, že je spracúvanie nezákonné a Vy si neželáte, aby sme údaje vymazali, ale potrebujete, aby ich spracúvanie bolo obmedzené počas toho ako si uplatníte Vaše práva. Vaše údaje naďalej spracúvame ak existujú dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.
Právo na prenosnosť – Ak je spracúvanie založené na Vašom súhlase alebo vykonávané za účelom plnenia zmluvy uzatvorenej s Vami a zároveň vykonávané automatizovanými prostriedkami, máte právo od nás obdržať Vaše osobné údaje, ktoré sme od Vás získali v bežne používanom strojovo čitateľnom formáte. Ak o to budete mať záujem a bude to technicky možné, Vaše osobné údaje prenesieme priamo k inému prevádzkovateľovi. Toto právo nebude možné uplatniť na spracúvanie vykonávané z dôvodu plnenia úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci.
Právo namietať voči spracúvaniu – Ak spracúvame Vaše osobné údaje z dôvodu plnenia úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci nám zverenej, alebo pokiaľ je spracúvanie vykonávané na základe našich oprávnených záujmov či oprávnených záujmov tretej strany, máte právo namietať voči takémuto spracúvaniu. Na základe Vašej námietky spracúvanie osobných údajov obmedzíme a pokiaľ nepreukážeme závažné oprávnené dôvody spracúvania, ktoré prevažujú nad Vašimi záujmami, právami a slobodami alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, osobné údaje naďalej spracúvať nebudeme a Vaše osobné údaje zmažeme. Máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu, vrátane profilovania v rozsahu, v akom súvisí s takýmto priamym marketingom. Po vznesení námietky Vaše osobné údaje už na tento účel spracúvať nebudeme.
Právo podať sťažnosť – Ak sa domnievate, že spracúvanie Vašich osobných údajov je v rozpore s Nariadením, resp. Zákonom, máte právo podať sťažnosť na jeden z príslušných dozorných orgánov, najmä v členskom štáte Vášho obvyklého pobytu, miesta výkonu práce alebo v miesta údajného porušenia. Pre územie Slovenskej republiky je dozorným orgánom Úrad pre ochranu osobných údajov, so sídlom: Hraničná 4826/12, 820 07 Bratislava, Slovenská republika, web: www.dataprotection.gov.sk, tel.: +421 /2/ 3231 3220.
Právo odvolať súhlas – Ak je spracúvanie Vašich osobných údajov založené na súhlase, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na už vykonané spracúvanie. Ak sa kedykoľvek neskôr rozhodnete, že máte záujem opätovne dostávať od nás obchodné a marketingové ponuky o našich produktoch a službách, svoj odvolaný súhlas (respektíve podanú námietku) môžete kedykoľvek znovu udeliť, a to ktoroukoľvek vyššie uvedenou formou kontaktu.
10. Kontaktné údaje Úradu a zodpovednej osoby
Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Adresa:
Námestie 1.mája 18
811 06 Bratislava
Slovenská republika
IČO: 36 064 220
Podateľňa:
pondelok – štvrtok: 8:00 – 15:00
piatok: 8:00 – 14:00
Telefonické konzultácie v oblasti ochrany osobných údajov:
Utorok a Štvrtok od 8:00 do 12:00 +421 2 323 132 20
Sekretariát predsedu úradu +421 2 323 132 11
Sekretariát úradu +421 2 323 132 14
Fax: +421 2 323 132 34
Hovorca:
mobil: 0910 985 794
e-mail: hovorca@pdp.gov.sk
E-mail :
a) všeobecne: statny.dozor@pdp.gov.sk
b) pre poskytovanie informácií podľa zákona č. 211/2000 Z. z.: info@pdp.gov.sk
c) webové sídlo: webmaster@pdp.gov.sk
d) na podávanie žiadostí o poskytnutie informácie podľa zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám využite on-line formulár.
e) emailová adresa, prostredníctvom ktorej Vám bude Úrad poskytovať poradenstvo v oblasti ochrany osobných údajov. Je určená pre deti, mládež, študentov, učiteľov, rodičov, ktorí majú podozrenie, že ich osobné údaje boli zneužité: ochrana@pdp.gov.sk
Vzor návrhu na začatie konania o ochrane osobných údajov môžete nájsť na webovom sídle Úradu (https://dataprotection.gov.sk/uoou/sk/content/konanie-o-ochrane-osobnych-udajov).